ハタチからみるべき薬剤師的医療情報局

個人薬剤師の個人ブログ

薬局でのメールについて考える

今回のテーマはメールです

 

多店舗との連絡や業者さん、社外の人との連絡など

 

薬剤師でも当然行っている業務の一つだと思います。

 

このメールの作業について

 

メールの効率についての本を読んだ上でのわたしの考えを書いていこうと思います。

 

私見も多分に含まれます。

 

結論

 

1長々と文章を書くな

2出来る限り早くメールは返そう

3相手の立場に立ったメールを書こう 

 

最低限この3つを意識しましょう。

 

1メールはできる限り早く返す

例外的に遅い方がいい場合もあるかもしれないですが

基本的にはメールは早く返した方が相手の誠意が伝わります

 

2書く内容について

①宛名

相手の名前です。フルネームでもどんな書き方でもいいと思います

宛名が複数ある場合は役職の高い人から順に書いていきます

 

②挨拶

いつもお世話になっていますなど

 

相手によっては

 

お疲れ様です

 

おはようございます

 

 

などでもいいのではないでしょうか

 まあ、なんでもいいと思います

 

③名乗る

何々株式会社の何々と申します

 

会社名と名前が一般的ですかね

社内ならなくてもいいと思います

 

④要旨

ここにはなぜこのメールを送ったかのタイトル 目的を書きましょう

 

⑤詳細

その後要件の詳細を記載していきます

 

⑥結び

何かありましたらよろしくお願いします など

 

⑦署名

メールでしたら署名の機能があると思うので作成しておくと便利です

 

 

ここにある通りに書く必要はありませんが

 

この流れに沿って書いていくと綺麗な文章になると思います

 

 

 

出来る限りコンパクトに書くことを意識しましょう

 

長いことをつらつら書いてても相手には伝わりにくいです

 

 

メールの返信を送る際のタイトルについて

 

RE:マークがあると思いますが

 

皆さんはこちらのマークを消してからメールを送られますか

 

これについては賛否両論あると思いますが

 

私はリターンマークについては消さずに残すようにしています

 

これは相手方から見た場合

 

このメールが返信のためのメールであるとすぐにわかるようにするためです

 

とりあえず色々思うことはありますが

 

メールについては

 

はじめに書いたこの三つに集約されます

 

 

1長々と文章を書くな

 

2出来る限り早くメールは返そう

 

3相手の立場に立ったメールを書こう(相手がみたら煩わしく感じそうな見にくいメールは駄目)

 

以上です。

 

参考図書

仕事が速い人はどんなメールを書いているか